ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ADVOKÁTNÍ KANCELÁŘE MGR. LUBOŠE ZAJÍČKA
SE SÍDLEM V HUMPOLCI

Úvod

Advokátní kancelář Mgr. Luboš Zajíček, se sídlem Lnářská 1633, 396 01 Humpolec, IČO: 76295338 (dále též také jen jako „AK LZ“) se tímto zavazuje chránit osobní údaje svých klientů, zaměstnanců a obchodních partnerů, a to zcela v souladu s ochranou osobních údajů upravenou zejména dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ohraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen také jako „Nařízení GDPR“). AK LZ tímto pravdivě, srozumitelně a transparentně informuje subjekty údajů o osobních údajích, které o nich shromažďuje, a o tom, jakým způsobem tyto osobní údaje zpracovává.

Tyto zásady zejména stanoví:

1. jaké Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme v souvislosti s Vaším vztahem klienta k AK LZ, jakož i na základě Vašeho používání našich webových stránek či stránek sociálních sítí AK LZ,
2. odkud osobní údaje získáváme,
3. jak s těmito osobními údaji nakládáme,
4. jak osobní údaje ukládáme a uchováváme,
5. komu tyto osobní údaje předáváme/zpřístupňujeme,
6. jakým způsobem umožňujeme výkon Vašich práv na ochranu osobních údajů
7. a jak dodržujeme pravidla ochrany osobních údajů.

AK LZ se jako správce (jako zpracovatel) osobních údajů ve smyslu ust. čl. 4 odst. 7 Nařízení GDPR, které jí budou na základě smlouvy o poskytování služeb právní pomoci Vámi jako klientem (dále jen také jako „klient“) či Vaší protistranou, kontrahentem, či jakoukoliv osobou, se kterou jste vstoupili do právního či jiného obdobného vztahu poskytnuty/zpřístupněny, zavazuje, že bude tyto osobní údaje zpracovávat v souladu s veškerými právními a vnitřními předpisy, především pak se zákonem č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a s Nařízením GDPR.

II.
Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Advokátní kancelář Mgr. Luboš Zajíček, se sídlem Lnářská 1633, 396 01 Humpolec, IČO: 76295338 (dále rovněž také jako „AK LZ“, „my“, „nás“, „naše“ apod. nebo „advokát“). AK LZ je správcem osobních údajů:

• ke kterým se dostává při jakékoliv (ať již osobní, telefonické či elektronické) komunikaci nebo kontaktu s Vámi (či Vaší protistranou, či jakoukoliv osobou se kterou jste vstoupili do právního či jiného obdobného vztahu) v rámci plnění naší činnosti, tedy poskytování právních služeb ve smyslu ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, tedy obstarávání právních záležitostí našich klientů ve smyslu tohoto zákona, přidružených stavovských předpisů České advokátní komory (např. souvisejícího poradenství v oblasti práva a podnikání včetně pořádání odborných seminářů a vzdělávacích či společenských akcí),
• a které jsou v souladu s ust. čl. 4 odst. 1 Nařízení GDPR vymezeny jako veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen také jako „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména s odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

III.
Jaké osobní údaje shromažďujeme, resp. zpracováváme?

Vámi sdělené osobní údaje můžeme zpracovávat tehdy, když (i) s AK LZ uzavřete smlouvu o poskytování služeb právní pomoci, ať již písemně či i jen konkludentně (tj. kdy jiným nevýslovným způsobem dáte najevo vůli nechat AK LZ zařizovat/obstarávat Vaší právní záležitost) či (ii) pokud Vaše protistrana (nebo jiná osoba se kterou jste vstoupili do právního či obdobného vztahu), která je naším klientem nám sdělila Vaše osobní údaje potřebné pro plnění dané záležitosti.

Konkrétně můžeme zpracovávat/shromažďovat následující kategorie osobních údajů

K čemu jsme oprávněni Vaše osobní údaje použít, proč a na jak dlouhou dobu?

Účelem zpracování Vašich osobních údajů dle ust. § čl. 13 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR je: Poskytování právních služeb ve smyslu ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, podle smlouvy uzavřené s klientem a dle klientových pokynů, a to zejména (nikoliv však výlučně) uplatnění či ochrana jeho subjektivních práv, ať již poskytnutím rady, sepsáním smluv či jiných listin, zastoupením před orgány státní moci, poskytnutí úschovy, ověření podpisu, jednání s kontrahenty či protistranou, apod. (v těchto zásadách souhrnně též jako „právní služba“ či „Plnění právních povinností, nebo „Plnění smlouvy“).

Nařízení GDPR a příslušné zákony na ochranu informací AK LZ umožňují zpracovávat osobní údaje, pokud existuje právní titul. Právním titulem pro zpracování Vašich osobních údajů naší kanceláří AK LZ ve smyslu ust. čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) Nařízení GDPR je:

• Smlouva o poskytování služeb právní pomoci, včetně jejího sjednání,
• Poskytování osobních údajů subjektem údajů je nezbytné – bez poskytnutí osobních údajů nemůže smlouva vzniknout, ani trvat,
• Zpracovávání osobních údajů vyplývá z právní povinnosti AK LZ (zejm. povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, řádné vedení advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb),
• Zpracování osobních údajů je založeno na oprávněném zájmu AK LZ (např. identifikace osob v prostorách recepce, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 S., o advokacii a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím webové stránky),
• Zasílání obchodních sdělení a nabídky služeb (AK LZ může zasílat obchodní sdělení či newslettery, zejména z oblasti práva a podnikání, a nabízet služby prostřednictvím e-mailu), z titulu oprávněného zájmu AK LZ. Zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb můžete kdykoliv odmítnout.
• Vyřizování požadavků zasílaných prostřednictvím elektronických formulářů (zejména v případě Vašeho zájmu o zaměstnání v AK LZ či jinou spolupráci s AK LZ apod.).

Vaše osobní údaje nebude AK LZ uchovávat delší dobu, než je nezbytné pro splnění účelu, pro který jsou zpracovávány. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu platnosti výše zmíněné smlouvy, tzn. zpravidla (nikoliv však výlučně) do doby úplného vyřízení poskytované služby právní pomoci a po jejím skončení s nimi bude naloženo dle platné právní úpravy, zejm. zákona č. 85/1996 Sb. (zákon o advokacii), zákona č. 499/2004 Sb. (zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) a Nařízení GDPR s tím, že Vám tímto AK LZ dává na vědomí, že v souladu se zákonem č. 85/1996 Sb., ve spojení s usnesením České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. listopadu 1999 je advokát povinen uschovat dokumentaci a klientský spis po dobu nejméně pěti let ode dne, kdy ukončil poskytování služeb právní pomoci, pokud právní nebo zvláštní stavovský předpis nestanoví jinak.

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí kupř. osobní údaje zaměstnanců, zákazníků klientů, jejich dlužníků, osob umožňujících podat svědectví k určité právně rozhodné skutečnosti či dodavatelů a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci s klienty, popř. jiné údaje, které AK LZ obdrží od klienta či dodavatele v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje AK LZ použije za účelem plnění smlouvy s klientem či dodavateli, tedy k uplatnění jejich oprávněných zájmů podložených zákonem či oprávněným zájmem. AK LZ budou zpracovávány osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními předpisy, jsou-li či budou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat osobní údaje v souvislosti s konkrétním případem. Jsou-li údaje třetích osob jakkoliv vázané na poskytnutí právní služby regulované zákonem č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, platí lhůty pro uchování výše popsané pro uschování dokumentace a klientského spisu dle usnesení České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. listopadu 1999.

IV.
Zabezpečení a sdílení Vašich osobních údajů

Při uchovávání a zpřístupňování Vašich osobních údajů dodržujeme přísné bezpečnostní postupy a osobní údaje chráníme před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. Údaje, které AK LZ byly poskytnuty, jsou chráněny, a to:

• jsou-li zpracovávány v listinné podobě, pak jejich uložením v klientských spisech v uzamykatelných místnostech vybavených bezpečnostními zámky,
• jsou-li zpracovávány elektronicky pak na přístrojích či nosičích vybavených unikátním kódovaným přístupovým heslem, a jsou uloženy obdobným způsobem, jak jest popsáno v bodě a) výše,
• přístupy jsou omezeny tak, aby k osobním údajům měl přístup jen okruh osob, které s osobními údaji pracovat musí.

Případnými příjemci osobních údajů ve smyslu ust. čl. 13 odst. 1 písm. e) Nařízení GDPR mohou být:

• orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány, policie ČR, státní zastupitelství, Česká advokátní komora v rámci dozorových pravomocí, a další orgány státní moci),

Případnými zpracovateli osobních údajů mohou být:

• daňový poradci AK LZ v rámci běžné agendy plnění daňových a poplatkových povinností, přičemž tito daňový poradci jsou vázáni v souladu se zákonem č. 523/1992 Sb., o daňovém poradenství a Komoře daňových poradců České republiky přísnou povinností mlčenlivosti,
• správce IT,
• další příjemci dle potřeb a pokynů klienta, v tomto smyslu se Vaše osobní údaje zpřístupňují zejména spolupracujícím advokátům, kteří jsou však v souladu s ust. § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii vázáni zákonnou mlčenlivostí.

AK LZ provozuje rovněž webové stránky www.akzajicek.cz, kdy na této webové doméně nepoužívá soubory cookie, a tudíž nezpracovává jakékoliv údaje při Vaší návštěvě těchto stránek včetně v podobě případného profilování.

V.
Mezinárodní přenos osobní údajů

AK LZ nebude předávat Vaše osobní údaje do zahraničí – tj. do zemí mimo EU či EHP.

VI.
Vaše práva dle ust. čl. 13 – 22 Nařízení GDPR v souvislosti s nakládáním s osobními údaji

Nařízení GDPR a další příslušné zákony o ochraně osobních údajů Vám v souvislosti s Vašimi osobními údaji přiznávají určitá práva. Vaše práva vztahující se k této oblasti dle ust. čl. 13-22 GDPR v souvislosti s nakládáním osobních údajů a jejich zpracováním jsou tyto:

• Právo na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR, což znamená, že máte právo získat informace o tom, zda AK LZ zpracovává Vaše osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Máte také právo ve smyslu čl. 16 Nařízení GDPR, aby AK LZ bez zbytečného odkladu opravila na Vaši žádost nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Neúplné osobní údaje máte právo kdykoliv doplnit. AK LZ je povinna Vám tyto informace poskytnout ve lhůtě 1 měsíce od doručení Vaší žádosti. V odůvodněných případech může AK LZ tuto lhůtu přiměřeně prodloužit, maximálně však o další dva měsíce
• Právo na výmaz (právo být tzv. „zapomenut“) osobních údajů dle ust. čl. 17 Nařízení GDPR představuje povinnost AK LZ zlikvidovat na Vaši osobní údaje, které o Vás zpracovává, pokud jsou splněny veškeré podmínky. Máte právo na to, aby AK LZ jakožto správce bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, které se Vás jako subjektu údajů týkají, a AK LZ má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je však dán jeden z těchto důvodů:

1. dotčené osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení GDPR zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod – titul pro jejich další zpracovávání;
3. subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody (zájmy) pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 Nařízení GDPR;
4. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
5. osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu EU nebo členského státu, která se na správce vztahuje.

Uvedené právo na výmaz osobních údajů se nevztahuje na okolnosti, kdy AK LZ plní své právní povinnosti, z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby svých právních nároků. Uplatní-li AK LZ své právo odmítnout Vaši žádost o výmaz Vašich osobních údajů, je povinna Vás ve lhůtě 1 měsíce o tomto rozhodnutí vyrozumět, své rozhodnutí řádně odůvodnit, a zároveň Vás informovat o Vašich právech.

• Máte dále právo, aby AK LZ v Nařízením GDPR specifikovaných případech dle čl. 18 omezila zpracování Vašich osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech AK LZ, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, máte právo kdykoliv vznést námitku.
• Právo na přenositelnost osobních údajů dle čl. 20 Nařízení GDPR Vás opravňuje získat osobní údaje, které jste AK LZ poskytli, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto osobní údaje může následně AK LZ předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou. Přenos osobních údajů se uskuteční takovou formou, která by minimalizovala případná bezpečnostní rizika při jejich přenosu (např. za využití šifrování).
• Právo kdykoliv bezplatně odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, a to zasláním odvolání na email advokat@akzajicek.cz nebo zaslání odvolání souhlasu na adresu sídla AK LZ: Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů se v případě tohoto daného vztahu s AK LZ jako advokátem neuplatní v případě, kdy jsou osobní údaje klienta zpracovávány z důvodu plnění smlouvy uzavřené s klientem, plnění právní povinnosti a výkonu oprávněných zájmů, nikoli pouze na základě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů.
• Právo na opravu dle čl. 16 Nařízení GDPR nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů – v případě, že si myslíte, že o Vás AK LZ zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje. AK LZ pak následně provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu s přihlédnutím k technickým možnostem daného případu.
• Právo vznést námitku dle čl. 21 Nařízení GDPR proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo po účely ochrany oprávněných zájmů AK LZ. V případě, že AK LZ neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami klienta na základě námitky ukončí zpracování bez zbytečného odkladu.

UPOZORNĚNÍ: S ohledem na specifický charakter činnosti AK LZ (výkon advokacie a poskytování právního poradenství) může být výkon některých ze shora citovaných práv subjektů údajů výrazně omezen (zejména v případech zpracování osobních údajů týkajících se konkrétních právních kauz/případů).

V případě, že budete jakkoliv nespokojeni se zpracování svých osobních údajů prováděné správcem – AK LZ, můžete podat stížnost přímo k AK LZ, nebo u dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště, nebo místa, kde došlo k údajnému porušení chráněných práv ve vztahu k osobním údajům. Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, ID datové schránky: qkbaa2n.

Více informací o právech klienta je rovněž k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276).

VII.
Závěr

Tyto zásady by Vám měly pomoci lépe se zorientovat v tom, jak používáme Vaše osobní údaje, podrobně vysvětlit kategorie (typy) shromažďovaných osobních údajů, jejich použití a určení osob, s nimiž je můžeme sdílet. Máte-li další otázky týkající se těchto zásad nebo toho, jak zpracováváme Vaše osobní údaje, které nejsou uvedeny zde, zašlete nám dotaz na adresu sídla AK LZ nebo advokat@akzajicek.cz.

Za přístup ke svým osobním údajům (ani za výkon jakýchkoli jiných práv) nebudete muset platit žádné poplatky. AK LZ si však může účtovat přiměřený administrativní poplatek, pokud bude Vaše žádost o přístup k osobním údajům bezdůvodně opakována, nebo zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená (či šikanozní povahy). Jinak můžeme též za takových okolností odmítnout Vaší žádosti vyhovět.

VIII.
Změny zásad ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů AK LZ se mohou v čase měnit s tím, že veškeré změny budou bezodkladně sděleny a promítnuty prostřednictvím oznámení na našich webových stránkách (www.akzajicek.cz).

Advokátní kancelář Mgr. Luboš Zajíček